หลายท่านคงมีข้อสงสัยถึง kanban คืออะไร ทำไมจึงเป็นเครื่องมือที่เพิ่มประสิทธิภาพของกระบวนการทำงานของโรงงาน หรือบริษัท ทั้งยังเป็นเครื่องที่สามารถควบคุมขั้นตอนการปฏิบัติหน้าที่ สามารถควบคุมกระบวนการผลิตให้อยู่ในต้นทุนที่ต้องการได้ ทั้งยังมีหลักการทำงานที่ตอบโจทย์ของผู้บริหารกิจการ ช่วยให้ทีมงานมองเห็นถึงภาพรวมของงาน ช่วยให้สามารถโฟกัสงานที่อยู่ในมือให้เกิดคุณภาพ และประสิทธิภาพได้อย่างมากขึ้น เพื่อให้เข้าใจถึงระบบ kanban ที่หลาย ๆ บริษัทต่างเลือกใช้ให้เป็นหนึ่งในกระบวนการยอดนิยม รวมถึงต้นกำเนิดของ kanban board คืออะไร จะมีรายละเอียดอะไรบ้าง มาดูไปด้วยกันเถอะ
แหล่งที่มาของ kanban คืออะไร
ต้นกำเนิดของ kanban คือ ในช่วงปลายปี 1940 บริษัท TOYOTA ได้เกิดวิกฤตการณ์ทางด้านการเงิน พร้อมทั้งบริษัทเริ่มส่งสัญญาณใกล้จะล้มละลาย เนื่องจากทางบริษัทมีเป้าหมายเพื่อผลิตสินค้าตามความต้องการของผู้บริโภค แต่ขาดแคลนวัตถุดิบในการผลิต จึงวางแผนหาทางออกกับปัญหาดังกล่าวพร้อมทั้งได้เข้าศึกษาดูงานกับบริษัทรถยนต์ฟอร์ด ฯ ประเทศสหรัฐอเมริกา โดยในขณะที่ไทอิจิ โอโนะ (Taiichi Ohno) วิศวกรจาก TOYOTA ได้ดูงานอยู่นั้นได้สังเกตเห็นการวางสินค้าภายในซุปเปอร์มาร์เก็ต กลับไม่ตรวจสอบจำนวนสินค้า แต่สามารถเติมสินค้าให้ตรงกับจำนวนที่ขายไปได้ก่อนเวลาที่ลูกค้าต้องการ
เมื่อเกิดความสงสัยภายในใจคุณไทอิจิ โอโนะ จึงเข้าสอบถามข้อสงสัยกับพนักงาน และได้คำตอบจากพนักงานว่า เนื่องจากภายในร้านได้มีการเก็บใบเสร็จสินค้าที่ขายไปจนไม่ต้องเสียเวลาในการเดินสำรวจชั้นวางสิรค้าก็สามารถเติมของในเข้าสู่ชั้นวางสินค้าได้ ตัวอย่างเช่น เมื่อลูกค้าได้ซื้อน้ำยาทำความสะอาดห้องน้ำจำนวน 2 ขวด ใบเสร็จจึงแจ้งจำนวนที่ลูกได้ซื้อไป พนักงานจะสามารถเติมน้ำยาทำความสะอาดห้องน้ำจำนวน 2 ขวดบนชั้นวางได้นั้นเอง และนั่นเองจึงเป็นจุดเริ่มต้นของการพัฒนาระบบ TPS :TOYOTA Production Systems จนเป็นต้นกำเนิดของ Kanban นั้นเอง
คำว่า kanban ในภาษาญี่ปุ่นแปลว่า การ์ด (Card) หรือ Card Board นั้นเอง ซึ่งทางบริษัท TOYOTA ได้นำระบบ Kanban Board มาใช้ในการควบคุม การจัดการงานของสินค้าในทุกขั้นตอนให้เหมาะสมที่สุด เพื่อป้องกันการผลิตวัสดุชิ้นส่วนสินค้าประเภทใดประเภทหนึ่งออกมากเกินไป โดยโรงงานจะผลิตสินค้าเมื่อได้รับคำสั่งให้ผลิตจากคำสั่งซื้อเพียงเท่านั้น เพื่อลดปัญหาการผลิตโดยไม่จำเป็น จนสามารถช่วยให้บริษัท TOYOTA ผ่านวิกฤตการณ์ทางด้านการเงินไปได้นั้นเอง
Kanban คืออะไร ? ทำไมถึงเรียกว่า kanban
ความหมายของ kanban คืออะไร
kanban คือ คำที่มาจากภาษาญี่ปุ่น หมายถึง ป้ายแสดง ซึ่ง kanban เป็นเครื่องมือสำคัญในรูปแบบของการ์ด/ป้ายแสดงที่ช่วยในการพัฒนากระบวนการการทำงานของโครงการต่าง ๆ อย่างเป็นระบบไม่ว่าจะเป็นการบริหารโครงการ การจัดระเบียบกระบวนการ การติดตามการดำเนินงานทั้งหมดภายในโครงการ ให้สามารถสำเร็จได้อย่างรวดเร็วมากยิ่งขึ้น จนสามารถทำตามเป้าหมายได้ตรงตามระยะเวลาที่กำหนด
การแสดงสถานะของการ์ดคัมบัง ตัวอย่างเช่น หน้าต่างแสดงสถานะขั้นตอนการทำงาน (workflow) ที่แบ่งเป็นคอลัมน์สถานะต่าง ๆ: กำลังทำ (doing) , ปรับปรุง (update) , เสร็จ (done) เป็นต้น ด้วยระบบ kanban จะช่วยในการมองเห็นภาพรวมของโครงการ ณ ขณะเริ่มปฏิบัติการ ส่งผลให้สามารถควบคุมกระบวนการทำงานได้อย่างเป็นขั้นตอน รวมถึงการตรวจสอบสถานะการทำงานได้ตรงประเด็นนั้นเอง
ซึ่งเทคนิคกระดานคัมบัง (kanban board) จะมีกฎหลักการทำงานอยู่ทั้งหมด 3 อย่าง ดังนี้
- Visualize the workflow จะเป็นการแสดงระบบการทำงาน (flow) ของโครงการให้สามารถมองเห็นภาพรวมได้อย่างชัดเจน ซึ่งจะเป็นการบอกสถานะของงานอยู่ในตำแหน่งไหน ติดขัดหรือนั้นเอง
- Work In Progress (WIP) จะเป็นการกำหนดข้อจำกัด (limit) ของงานแต่ละอย่าง ไม่ให้เกินกว่าที่กำหนดไว้ เพื่อป้องกันการใช้งานผ่านขั้นตอน / กระบวนการ (overload) จนเกิดการเสียเวลา หรือใช้ระยะเวลางานดังกว่ามากเกินไป
- Measure the lead time จะเป็นการวัดผลกระบวนการการทำงานในแต่ละชิ้นงานตั้งแต่เริ่มต้นจนจบกระบวนการ เพื่อมองหาแนวทางการปรับปรุงชิ้นงานเหล่านี้ให้ได้ประสิทธิภาพมากที่สุด
เครื่องมือ Kanban Board มีอะไรบ้าง
การทำงานของระบบคัมบัง คือ การแสดงลักษณะของสถานะของทีม ด้วยการแจ้งเตือนในรูปแบบโพสต์-อิท / การ์ด (Kanban) ของงานที่ต้องรับผิดชอบในสถานะขั้นตอนของกระบวนการการทำงาน เพื่อให้ผู้ร่วมทีมมองเห็นภาพรวมของงานทั้งหมดที่ต้องรับผิดชอบ รวมถึงช่วยจำกัดยอดงานที่กำลังปฏิบัติอยู่นั้นให้มีคุณภาพ ส่งผลให้ผู้ร่วมทีมโฟกัสเป้าหมายงานได้อย่างตรงจุดนั้นเอง
โดยปัจจุบัน kanban board พื้นฐานที่ใช้กันอย่างแพร่หลาย จะสามารถแบ่งสถานะออกเป็นรายการที่จะต้องทำ (To do list ) , กำลังทำ (Doing) , เสร็จสิ้น (Done) ซึ่งสถานะเหล่านี้บางบริษัท / โรงงานสายผลิตเทคโนโลยีอาจมีส่วนเพิ่มสถานะของระบบ kanban ให้เข้ากับกระบวนการทำงานได้ เช่น การแสดงภาระงานทั้งหมดที่มี (Backlog) , สถานะขั้นตอนในส่วนของการพัฒนา (Development) , กระบวนการทดสอบ (Testing) , สถานการณ์ติดตั้งระบบ (Deployment) เป็นต้น ด้วยเครื่องมือของ kanban จะช่วยให้ทีมสามารถมองเห็นภาระงานได้ชัดเจน เพิ่มคุณภาพของงานได้ดียิ่งขึ้น ทั้งในปัจจุบันยังมีฟีเจอร์ Kanban Board ที่ได้พัฒนาสร้างเครื่องมือที่สามารถตอบโจทย์การทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นอีกด้วย
ประโยชน์ของ kanban ช่วยบริษัทท่านได้อย่างไรบ้าง
ประโยชน์ของการนำระบบการทำงานในรูปแบบ kanban( kanban system ) เข้ามาเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการการทำงาน เพื่อให้องค์กรของท่านมีประสิทธิภาพ ทั้งยังช่วยให้งานออกมาได้อย่างมีคุณภาพจากการมองเห็นกระบวนการขั้นตอนทำงานได้อย่างชัดเจน
- สามารถช่วยในการปรับปรุงการผลิตให้เกิดการไหลเวียนได้อย่างเป็นระบบ เช่นสามารถช่วยกำหนดระยะเวลาของการทำงานในแต่ละวัน สามารถนำขั้นตอนเหล่านี้ไปแก้ไขปรับปรุงต่อยอดได้อีกหรือไม่ หากมีขั้นตอนไหนของกระบวนการผลิตเกิดข้อผิดพลาดก็จะสามารถเข้าแก้ไขในจุดนั้นได้อย่างทันที เป็นต้น
- ช่วยลดความผิดพลาดในจัดเตรียมการผลิตให้ตรงกับความต้องการของสินค้าได้ ไม่ว่าจะเป็นการสื่อสาร การลดขั้นตอนการทำงานที่ซ้อนทับกันด้วยการนำกระบวน Kanban Board มาใช้เป็นเครื่องมือนั้นเอง
- ช่วยแก้ไขปัญหาการเกิดความล่าช้าของการจัดส่งสินค้าได้
จะเห็นได้ว่าการนำกระดานคัมบัง (Kanban Board) เข้ามาใช้เป็นเครื่องมือสำหรับโรงงาน หรือบริษัทประเภทอื่นที่มีความต้องการในการควบคุมกระบวนการผลิต เพื่อสามารถช่วยให้การจัดการดำเนินงานอย่างเป็นระบบ ทั้งด้านการจัดเก็บสินค้า การซ่อมบำรุง และพัฒนาต่อยอดสินค้าในโครงการอื่น ๆ ให้เติบโตขึ้น และยังสามารถป้องกันการผลิตที่เกินต้นทุนได้อีกทางหนึ่งอีกด้วย
บทสรุปของ Kanban คือตัวเลือกที่ช่วยพัฒนาองค์กรได้อย่างมั่นคง
ในปัจจุบันการแข่งขันทางการตลาดที่เพิ่มขึ้นสูงมากขึ้น เพื่อให้เกิดการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพด้วยเครื่องมือที่มีประโยชน์ ทั้งยังช่วยพัฒนาระบบการทำงานให้สามารถตอบสนองต่อความต้องการได้อย่างรวดเร็ว ย่อมก่อให้เกิดผลดีต่อตัวองค์กร การนำเทคนิคกระดานคัมบัง (kanban board) เข้ามามีส่วนร่วมในขั้นตอนการทำงานของโรงงาน / โครงการต่าง ๆ จึงจะสามารถช่วยให้พนักงานมองเห็นภาพรวมการทำงานได้ในรูปแบบเดียวกัน ทั้งระบบ kanban ยังช่วยตอบสนองต่อความต้องการของพนักงานภายในองค์กร รวมถึงผู้บริหารได้สามารถวางเป้าหมาย และแผนงานในด้านอื่น ๆ เพื่อพัฒนาทีมให้เติบโตอย่างมั่นคงไปพร้อมกันได้อีกด้วย